Elektroniczne faktury i Krajowy System e-Faktur - co warto wiedzieć na ten temat?

Czym jest KSeF i jak działa proces wystawiania faktur za pośrednictwem tego systemu?

Od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich płatników VAT. Jest to platforma umożliwiająca bezpieczne wystawianie i przesyłanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Dzięki KSeF przedsiębiorcy mogą skorzystać z usprawnionego procesu fakturowania, mając pewność, że dokumenty są zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi. Dodatkowo, korzystanie z KSeF pozwala na śledzenie statusu faktur oraz szybką identyfikację ewentualnych błędów.

Wystawianie faktury online jest bardzo proste i wygodne. Wystarczy zalogować się na odpowiedni portal lub skorzystać z dedykowanego oprogramowania ze wprowadzonym kodem z rządowej strony KSeF, uzupełnić niezbędne dane, takie jak dane odbiorcy, opis świadczonej usługi lub towaru oraz kwotę do zapłaty, a następnie nadać fakturze odpowiedni numer i ją wysłać. W ten sposób można zaoszczędzić wiele cennego czasu, który można przeznaczyć na inne, bardziej istotne działania w firmie.

Jak korzystać z programu do fakturowania online?

Program do faktur jest narzędziem, które ułatwia prowadzenie biznesu i zarządzanie finansami. Aby skorzystać z jego pełnych możliwości, warto zapoznać się z kilkoma podstawowymi krokami:

• rejestracja i logowanie – na początku należy założyć konto w wybranym programie do fakturowania online. Po rejestracji konta wystarczy zalogować się na swoje konto, aby móc korzystać z wszystkich funkcji dostępnych w programie;

• dodawanie kontrahentów – kolejny krok to wprowadzenie danych swoich kontrahentów do systemu, aby szybko i łatwo wystawiać im faktury. Można również skorzystać z opcji importu danych kontaktowych z pliku Excel lub innego programu;

• tworzenie faktur – aby wystawić fakturę lub inny dokument sprzedażowy, należy wybrać odpowiednią opcję w panelu głównym programu i wypełnić niezbędne pola, takie jak nazwa kontrahenta, kwota faktury, termin płatności itp. W większości programów można także dodać do faktury informacje o towarach lub usługach sprzedanych klientowi;

• wysyłanie faktur – po stworzeniu faktury dokument można wysłać do kontrahenta drogą elektroniczną, na przykład za pomocą e-maila, lub wydrukować i przesłać tradycyjną pocztą. Dobre oprogramowanie do wystawiania faktur daje możliwość śledzenia statusu wysłanych faktur i monitorowania terminów płatności;

• archiwizacja dokumentów – program do faktur online umożliwia również przechowywanie faktur i innych dokumentów księgowych w formie elektronicznej. Dzięki temu przedsiębiorca ma szybki dostęp do swoich dokumentów i może łatwo sprawdzić historię transakcji.

Korzystanie z programu do fakturowania online może znacząco usprawnić codzienne funkcjonowanie firmy i ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej. Dzięki możliwościom, jakie oferuje takie oprogramowanie, właściciel firmy będzie mógł skupić się na rozwoju swojego biznesu, zamiast martwić się o ręczne tworzenie i wysyłanie faktur.

Jakie zalety ma wystawianie dokumentów online?

E-faktura ma wiele zalet. Po pierwsze, jest to forma bardziej ekologiczna, ponieważ ogranicza zużycie papieru i zmniejsza ilość odpadów. Po drugie, faktura online sprawia, że cały proces rozliczeń staje się bardziej przejrzysty i efektywny, ponieważ wszystkie dane są zapisane elektronicznie i łatwo dostępne zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy dokumentu.

Jedną z kluczowych zalet faktury online jest również możliwość szybkiego monitorowania płatności. Dzięki elektronicznemu systemowi rozliczeń można śledzić status opłaty faktury w czasie rzeczywistym, co pozwala uniknąć nieporozumień i interwencji, gdy płatność nie zostanie zrealizowana na czas.

Kolejną korzyścią płynącą z korzystania z e-faktur jest zwiększenie bezpieczeństwa transakcji finansowych. Elektroniczny obieg dokumentów kosztowych pozwala uniknąć ryzyka utraty faktury, jej sfałszowania lub nieautoryzowanej modyfikacji. Ponadto, elektroniczne systemy rozliczeń często posiadają zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, które chronią dane oraz umożliwiają kontrolę dostępu do nich.

Faktura online jest również bardziej efektywnym narzędziem dla księgowości i zarządzania finansami w firmie. Dzięki elektronicznemu przetwarzaniu dokumentów kosztowych można uniknąć błędów ludzkich i automatyzować wiele procesów związanych z rozliczeniami. Systemy e-fakturowania pozwalają na generowanie raportów, analizowanie danych finansowych oraz śledzenie historii transakcji, co ułatwia zarządzanie finansami i podejmowanie decyzji biznesowych.

Faktura online to nie tylko wygoda i oszczędność czasu, ale także sposób na poprawę relacji z partnerami biznesowymi. Korzystanie z e-faktur sprawia, że dokumenty finansowe są wysyłane i odbierane natychmiastowo, co skraca czas oczekiwania na informacje o płatnościach i ułatwia komunikację z kontrahentami. Ponadto, faktura online pozwala na szybkie i sprawne rozliczenie transakcji, co sprzyja budowaniu pozytywnego wizerunku firmy jako profesjonalnego i nowoczesnego partnera biznesowego.

Jakie faktury online można wystawić?

E-faktury można wystawić praktycznie na wszystkie rodzaje usług i towarów, które zostały sprzedane lub dostarczone. Mogą to być więc faktury VAT za sprzedaż produktów, usług świadczonych na rzecz klienta czy też za przeprowadzone szkolenia czy konsultacje. Można również wystawić faktury pro-forma, czyli takie, które zawierają wszystkie niezbędne dane, ale nie są jeszcze prawomocne, ponieważ towar lub usługa nie została jeszcze zrealizowana. Poza tymi dwoma rodzajami dokumentów kosztowych, za pośrednictwem funkcji programu do wystawiania faktur online można wystawić także m.in.:

• faktury podatników zwolnionych z VAT (faktury bez VAT),

• faktury MP – metoda kasowa,

• faktury cykliczne, abonamentowe,

• korekty faktur,

• faktury zaliczkowe,

• faktury końcowe,

• faktury eksportowe,

• faktury wewnętrzne i zbiorcze,

• faktury WDT,

• faktury WNT.

Jak długo i w jaki sposób należy przechowywać faktury elektroniczne?

Faktury elektroniczne są ważnym dokumentem w prowadzeniu działalności gospodarczej, dlatego warto zadbać o ich odpowiednie przechowywanie. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktury elektroniczne powinny być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku, w którym zostały sporządzone. Sposób ich przechowywania nie jest narzucony przez przepisy prawa.

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF faktury ustrukturyzowane będą musiały być przechowywane w archiwum KSeF, gdzie będą przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym te dokumenty zostały wystawione. Jeśli przedsiębiorca będzie chciał swoje dokumenty przechowywać przez okres przekraczający 10 lat, musi dokonać tego samodzielnie – w przeciwnym wypadku faktury zostaną usunięte.

Aby zapewnić bezpieczne przechowywanie faktur elektronicznych, warto skorzystać z własnego elektronicznego systemu archiwizacji, który umożliwi łatwe i szybkie wyszukiwanie oraz odtwarzanie dokumentów w przypadku kontroli podatkowej. Warto również regularnie tworzyć kopie zapasowe faktur oraz przechowywać je w bezpiecznym miejscu, aby zminimalizować ryzyko utraty danych.

Pamiętajmy, że odpowiednie przechowywanie faktur elektronicznych ma istotne znaczenie nie tylko w kontekście przestrzegania obowiązujących przepisów, ale także dla zapewnienia przejrzystości i efektywności prowadzonej działalności gospodarczej. Warto zatem zadbać o to, aby dokumenty były przechowywane zgodnie z obowiązującymi normami i zaleceniami oraz aby były łatwo dostępne w razie potrzeby.


Podsumowując, e-faktura to nieodłączny element współczesnego biznesu. Korzystanie z elektronicznych dokumentów finansowych pozwala firmom zaoszczędzić czas i pieniądze, zwiększyć efektywność, poprawić bezpieczeństwo transakcji oraz budować pozytywne relacje z partnerami biznesowymi. Z tego względu warto rozważyć wprowadzenie programu do wystawiania e-faktur do swojej firmy i korzystać z wszystkich zalet, jakie niesie ta nowoczesna forma rozliczeń.